Was ist ein Handelsregisterauszug?

Was das Handelsregister ist

Das Handelsregister ist ein öffentliches Verzeichnis, das die Amtsgerichte als Registergerichte elektronisch führen. Eingetragen werden Kaufleute und Handelsgesellschaften, also vom Einzelkaufmann über die KG bis zur GmbH und Aktiengesellschaft. Welches Gericht zuständig ist, richtet sich nach dem Sitz des Unternehmens; in vielen Bundesländern führen wenige zentrale Amtsgerichte das Register für große Bezirke.

Das Register soll den Rechtsverkehr schützen. Wer mit einem Unternehmen einen Vertrag schließt, soll nachsehen können, wie es heißt, wo es sitzt und wer es vertritt. Deshalb ist die Einsicht nach § 9 HGB jedem zu Informationszwecken gestattet, ohne dass ein besonderes Interesse dargelegt werden muss.

Neben dem Handelsregister gibt es verwandte Register, die über dasselbe Portal erreichbar sind. Jede Registerart hat ein eigenes Kürzel, das zusammen mit der Nummer und dem Gericht den Eintrag eindeutig bezeichnet.

• HRA – Handelsregister Abteilung A: Einzelkaufleute (e. K.), OHG, KG, GmbH & Co. KG
• HRB – Handelsregister Abteilung B: GmbH, UG (haftungsbeschränkt), AG, SE, KGaA
• GnR – Genossenschaftsregister: eingetragene Genossenschaften (eG)
• PR – Partnerschaftsregister: Partnerschaftsgesellschaften von Freiberuflern
• VR – Vereinsregister: eingetragene Vereine (e. V.)
• GsR – Gesellschaftsregister: eingetragene Gesellschaften bürgerlichen Rechts (eGbR), seit 1. Januar 2024

Welche Angaben der Auszug enthält

Der konkrete Inhalt hängt von Rechtsform und Registerabteilung ab. Ein Auszug aus Abteilung B für eine GmbH ist in nummerierte Spalten gegliedert: laufende Nummer der Eintragung, Firma mit Sitz und Geschäftsanschrift sowie Unternehmensgegenstand, Stammkapital, allgemeine Vertretungsregelung mit den Geschäftsführern, Prokura, Rechtsverhältnisse wie Gesellschaftsvertrag, Umwandlungen oder Auflösung und schließlich das Datum der Eintragung.

Nicht im Auszug stehen wirtschaftliche Kennzahlen. Umsatz, Gewinn, Bonität oder Mitarbeiterzahlen finden Sie dort nicht; Jahresabschlüsse werden im Unternehmensregister veröffentlicht. Auch die Gesellschafter einer GmbH ergeben sich nicht aus dem Auszug selbst, sondern aus der gesonderten Gesellschafterliste.

• Firma und Rechtsform
• Sitz, inländische Geschäftsanschrift und Registergericht
• Registerart und Registernummer
• Unternehmensgegenstand
• Stamm- oder Grundkapital bei Kapitalgesellschaften
• Vertretungsregelung, Geschäftsführer oder Vorstand, Prokuristen
• Rechtsverhältnisse, etwa Satzungsänderungen, Umwandlung, Auflösung oder Insolvenz

Die verschiedenen Fassungen im Registerportal

Wer im gemeinsamen Registerportal der Länder eine Firma aufruft, sieht in der Trefferzeile mehrere Kürzel. Sie stehen für unterschiedliche Abrufarten desselben Eintrags. Für die meisten Zwecke genügt der aktuelle Abdruck; wer die Geschichte einer Firma nachvollziehen will, braucht den chronologischen.

• AD – aktueller Abdruck: nur die heute gültigen Eintragungen
• CD – chronologischer Abdruck: alle Eintragungen seit Umstellung auf das elektronische Register, auch gerötete (überholte)
• HD – historischer Abdruck: eingescannte Registerblätter aus der Zeit vor der elektronischen Führung
• DK – Dokumentenansicht: eingereichte Unterlagen wie Gesellschafterliste, Gesellschaftsvertrag oder Satzung
• UT – Unternehmensträgerdaten: Stammdaten in kompakter Form
• VÖ – Veröffentlichungen: die Registerbekanntmachungen
• SI – strukturierter Registerinhalt: die Eintragungen als maschinenlesbare XML-Datei

Wofür ein Handelsregisterauszug benötigt wird

Banken und Zahlungsdienstleister verlangen ihn bei der Eröffnung eines Geschäftskontos, weil sie nach dem Geldwäschegesetz die Identität ihres Kunden prüfen müssen. Vermieter gewerblicher Räume, Leasinggesellschaften, öffentliche Auftraggeber in Ausschreibungen und Behörden fordern ihn ebenfalls häufig an.

Auch ohne Aufforderung lohnt der Blick ins Register vor größeren Verträgen: Stimmen Firmenname und Registernummer mit Angebot und Rechnung überein? Darf die Person, die unterschreibt, die Gesellschaft allein vertreten? Ist die Firma in Liquidation oder läuft ein Insolvenzverfahren? Der Auszug beantwortet diese Fragen, ersetzt aber keine wirtschaftliche Prüfung.

Wie aktuell der Auszug sein sollte

Eine gesetzliche Frist, nach der ein Auszug ungültig wird, gibt es nicht. Ein Abdruck gibt den Stand zum Zeitpunkt des Abrufs wieder; das Datum steht auf dem Dokument. Welche Aktualität verlangt wird, legt die anfordernde Stelle fest. In der Praxis sind drei Monate verbreitet, manche Banken akzeptieren sechs Monate, Notare wollen oft einen tagesaktuellen Stand.

Fragen Sie deshalb vor dem Abruf nach, welches Höchstalter gilt und ob ein einfacher Abdruck genügt oder eine beglaubigte Fassung nötig ist.

Kostenlos abrufen oder bestellen

Seit dem 1. August 2022 ist der Abruf aller Registerinhalte über handelsregister.de gebührenfrei. Grundlage ist das Gesetz zur Umsetzung der Digitalisierungsrichtlinie (DiRUG). Wer den eingetragenen Namen der Firma kennt, kann den Auszug dort selbst als PDF herunterladen; eine Schritt-für-Schritt-Anleitung finden Sie in unserem Beitrag zum kostenlosen Abruf.

Ein privater Bestellservice wie RegisterDirekt ruft dasselbe amtliche Dokument ab. Bezahlt wird nicht das Dokument, sondern die Suche, auch über frühere Firmierungen, die Zustellung per E-Mail und eine Rechnung für die Buchhaltung. RegisterDirekt ist keine Behörde.