Handelsregisterauszug beglaubigt und mit Apostille

Einfacher Abdruck und beglaubigter Ausdruck

Der Abdruck, den Sie über handelsregister.de herunterladen, gibt die Registereintragungen vollständig wieder. Er trägt aber keine Unterschrift und kein Siegel. Für eine ausländische Stelle ist damit nicht erkennbar, dass das Dokument tatsächlich von einem deutschen Gericht stammt.

Nach § 9 Abs. 4 HGB können Sie vom Registergericht einen Ausdruck verlangen, der auf Antrag beglaubigt wird. Die Beglaubigung bestätigt, dass der Ausdruck mit dem Registerinhalt übereinstimmt. Dafür erhebt das Gericht eine Gebühr nach dem Gerichts- und Notarkostengesetz; die aktuelle Höhe nennt Ihnen das Gericht.

Alternativ können Notare nach § 21 BNotO eine Bescheinigung über Registereintragungen oder über die Vertretungsberechtigung ausstellen. Eine solche notarielle Bescheinigung wird im Ausland oft lieber gesehen als der reine Registerausdruck, weil sie die Vertretungsfrage ausdrücklich beantwortet.

Was eine Apostille ist

Eine Apostille ist eine standardisierte Echtheitsbestätigung nach dem Haager Übereinkommen von 1961. Sie bestätigt, dass Unterschrift und Siegel auf dem Dokument von der angegebenen Stelle stammen, nicht dass der Inhalt richtig ist. Alle Vertragsstaaten erkennen sie gegenseitig an, ohne dass eine weitere Beglaubigung durch Botschaft oder Konsulat nötig ist.

Zu den Vertragsstaaten gehören unter anderem alle EU-Staaten, das Vereinigte Königreich, die USA, die Schweiz, Japan und viele weitere. Für Staaten, die dem Übereinkommen nicht beigetreten sind, ist stattdessen eine Legalisation nötig: Die Auslandsvertretung des Ziellandes in Deutschland bestätigt die Echtheit, nachdem meist zuvor eine deutsche Stelle vorbeglaubigt hat. Das dauert in der Regel länger.

Wer die Apostille ausstellt

Zuständig ist nicht das Registergericht selbst, sondern in der Regel die übergeordnete Justizbehörde, meist der Präsident des Landgerichts oder des Amtsgerichts, zu dessen Bezirk das ausstellende Gericht gehört. Für notarielle Bescheinigungen ist ebenfalls der Präsident des Landgerichts zuständig, in dessen Bezirk der Notar seinen Amtssitz hat. Die genaue Zuständigkeit regelt jedes Bundesland selbst; das Registergericht oder der Notar sagt Ihnen, wohin Sie sich wenden müssen.

Auch für die Apostille fällt eine Gebühr an. Viele Notare übernehmen auf Wunsch die Einholung der Apostille, was Wege spart.

So gehen Sie vor

Der übliche Ablauf für einen Auszug, der im Ausland verwendet werden soll, sieht so aus:

• Beim Empfänger klären, welche Form verlangt ist: beglaubigter Registerausdruck oder notarielle Bescheinigung, Apostille oder Legalisation, Übersetzung, Höchstalter
• Beglaubigten Ausdruck beim zuständigen Registergericht beantragen oder einen Notar mit einer Bescheinigung beauftragen
• Apostille bei der zuständigen Stelle beantragen oder vom Notar einholen lassen
• Falls verlangt: beglaubigte Übersetzung durch einen öffentlich bestellten oder beeidigten Übersetzer anfertigen lassen; manche Staaten verlangen, dass auch die Apostille mit übersetzt wird
• Fristen im Blick behalten: Mehrere Stellen hintereinander brauchen zusammen oft ein bis drei Wochen

Typische Anlässe

Eine beglaubigte Fassung mit Apostille wird vor allem verlangt, wenn eine deutsche Gesellschaft im Ausland rechtlich tätig wird: bei der Gründung einer Tochtergesellschaft oder Zweigniederlassung, beim Erwerb einer Immobilie, bei der Eröffnung eines Bankkontos im Ausland, bei der Registrierung für Ausschreibungen oder bei der Zulassung als Lieferant in bestimmten Branchen. Auch ausländische Gerichte verlangen in Prozessen oft einen förmlichen Nachweis über Bestand und Vertretung der Partei.

Im Inland ist eine Beglaubigung selten nötig. Banken, Behörden und Vertragspartner akzeptieren in aller Regel den einfachen Abdruck. Fragen Sie deshalb nach, bevor Sie eine beglaubigte Fassung beantragen; sonst zahlen Sie Gebühren für einen Nachweis, den niemand verlangt.

Elektronische Apostille und EU-Verfahren

Ob eine Apostille elektronisch ausgestellt werden kann, hängt vom Bundesland und vom Zielstaat ab; die meisten Empfänger erwarten nach wie vor ein Papierdokument. Innerhalb der EU erleichtert das Registerverknüpfungssystem BRIS den Austausch von Registerinformationen zwischen den Registern selbst. Für eine Behörde, die einen förmlichen Nachweis verlangt, ersetzt das die Beglaubigung in der Regel nicht.

Was RegisterDirekt leisten kann und was nicht

RegisterDirekt liefert den elektronischen Abdruck aus dem Register als PDF. Beglaubigungen, Apostillen und Übersetzungen bieten wir nicht an, weil dafür das Registergericht, die zuständige Justizbehörde, ein Notar beziehungsweise ein vereidigter Übersetzer zuständig sind. Für die Vorbereitung, etwa um vorab Registergericht, Nummer und Vertretung zu klären, kann ein einfacher Abdruck trotzdem nützlich sein; den gibt es auch kostenlos über handelsregister.de.