Handelsregister, Unternehmensregister und Transparenzregister – die Unterschiede

Das Handelsregister

Das Handelsregister führen die Amtsgerichte als Registergerichte. Eingetragen sind Kaufleute und Handelsgesellschaften mit den rechtlich wesentlichen Tatsachen: Firma, Sitz, Rechtsform, Unternehmensgegenstand, Kapital, Geschäftsführer oder Vorstand, Prokuristen und Vertretungsregeln, außerdem Vorgänge wie Satzungsänderungen, Umwandlungen und Auflösung. Im Registerordner liegen zudem eingereichte Dokumente, etwa Gesellschafterliste und Gesellschaftsvertrag.

Die Eintragungen genießen öffentlichen Glauben im Sinne von § 15 HGB: Wer sich auf eine bekannt gemachte Eintragung verlässt, wird in seinem Vertrauen geschützt. Die Einsicht ist nach § 9 HGB jedem gestattet und seit dem 1. August 2022 über handelsregister.de kostenlos.

Das Unternehmensregister

Das Unternehmensregister nach § 8b HGB ist eine zentrale Plattform, die im Auftrag des Bundes vom Bundesanzeiger Verlag betrieben wird. Es ist kein eigenes Register mit eigenen Eintragungen, sondern ein Sammelpunkt für Unternehmensinformationen aus verschiedenen Quellen.

Dort finden Sie vor allem die offengelegten Rechnungslegungsunterlagen, also Jahresabschlüsse und Lageberichte von Kapitalgesellschaften und bestimmten Personengesellschaften. Für Geschäftsjahre ab 2022 werden sie direkt beim Unternehmensregister eingereicht; frühere Abschlüsse erschienen im Bundesanzeiger. Hinzu kommen Kapitalmarktinformationen börsennotierter Gesellschaften, Insolvenzbekanntmachungen und Verweise auf die Daten des Handelsregisters.

Wer die wirtschaftliche Lage eines Unternehmens einschätzen will, wird hier fündig, nicht im Handelsregister. Die Einsicht in die Rechnungslegungsunterlagen ist kostenlos.

Das Transparenzregister

Das Transparenzregister wurde 2017 mit dem Geldwäschegesetz eingeführt. Es erfasst die wirtschaftlich Berechtigten von Gesellschaften, Stiftungen und Trusts, also die natürlichen Personen, die letztlich mehr als 25 Prozent der Anteile oder Stimmrechte halten oder auf andere Weise Kontrolle ausüben. Damit soll erkennbar werden, wer hinter verschachtelten Beteiligungen steht.

Seit dem 1. August 2021 ist es ein Vollregister: Alle meldepflichtigen Vereinigungen müssen ihre wirtschaftlich Berechtigten aktiv eintragen, auch wenn sich diese schon aus anderen Registern ergeben. Geführt wird es ebenfalls vom Bundesanzeiger Verlag.

Die Einsicht ist eingeschränkt. Nach einem Urteil des Europäischen Gerichtshofs vom 22. November 2022 ist der freie Zugang für die Allgemeinheit entfallen. Einsicht erhalten Behörden, nach dem Geldwäschegesetz Verpflichtete wie Banken, Notare oder Steuerberater sowie Personen, die ein berechtigtes Interesse nachweisen. Für die Einsicht fallen Gebühren an.

Die drei Register im Vergleich

Die wichtigsten Unterschiede auf einen Blick:

• Handelsregister: rechtliche Identität und Vertretung; geführt von den Amtsgerichten; Einsicht für jeden, kostenlos über handelsregister.de
• Unternehmensregister: Jahresabschlüsse und weitere Veröffentlichungen; betrieben vom Bundesanzeiger Verlag; Einsicht für jeden über unternehmensregister.de
• Transparenzregister: wirtschaftlich Berechtigte; betrieben vom Bundesanzeiger Verlag; Einsicht nur für Behörden, Verpflichtete und bei berechtigtem Interesse über transparenzregister.de

Welches Register Sie wofür brauchen

Vor einem Vertrag prüfen Sie im Handelsregister, ob es die Gesellschaft gibt und wer unterschreiben darf, und im Unternehmensregister, ob die Jahresabschlüsse eine solide Lage zeigen. Bei der Eröffnung eines Geschäftskontos verlangt die Bank in der Regel einen Handelsregisterauszug und prüft selbst den Eintrag im Transparenzregister; abweichende Angaben muss sie melden.

Wer eine eigene Gesellschaft führt, hat Pflichten gegenüber allen drei: Änderungen beim Handelsregister anmelden, Jahresabschlüsse beim Unternehmensregister einreichen und wirtschaftlich Berechtigte im Transparenzregister aktuell halten. Verstöße gegen die Offenlegungs- und Meldepflichten können Ordnungs- oder Bußgelder nach sich ziehen; Anmeldungen zum Handelsregister laufen dabei immer über einen Notar.

Häufige Verwechslungen

Der Name „Unternehmensregister“ führt oft zu der Annahme, dort stünden alle Unternehmen mit ihren Daten. Tatsächlich bündelt es Veröffentlichungen; die maßgeblichen Eintragungen über Firma, Sitz und Vertretung stehen allein im Handelsregister. Umgekehrt finden Sie im Handelsregister keine Jahresabschlüsse.

Ebenso häufig wird angenommen, das Transparenzregister ersetze die Gesellschafterliste. Beide beantworten unterschiedliche Fragen: Die Gesellschafterliste zeigt die unmittelbaren Anteilsinhaber einer GmbH, auch wenn das andere Gesellschaften sind. Das Transparenzregister nennt die natürlichen Personen am Ende der Beteiligungskette. Für eine vollständige Prüfung braucht man oft beides.

Schließlich ist keines der drei Register eine Behörde, bei der man einen „Auszug beantragen“ muss. Handelsregister und Unternehmensregister können Sie online selbst einsehen; nur für beglaubigte Ausdrucke wenden Sie sich an das Registergericht.

Weitere verwandte Register

Über das Registerportal erreichen Sie außer dem Handelsregister auch das Genossenschafts-, Partnerschafts-, Vereins- und seit 2024 das Gesellschaftsregister für eingetragene GbR. Nicht dazu gehören das Gewerberegister der Kommunen, das Grundbuch und das Insolvenzregister; Insolvenzverfahren werden unter insolvenzbekanntmachungen.de veröffentlicht.