Ratgeber · 8 Min.
GmbH vor Vertragsabschluss prüfen: praktische Checkliste
Vor einem größeren Auftrag oder einer langfristigen Zusammenarbeit lohnt sich eine strukturierte Unternehmensprüfung. Der Handelsregisterauszug ist dabei ein wichtiger Anfang, aber nicht die einzige Quelle.
Identität des Unternehmens abgleichen
Vergleiche Firmenname, Rechtsform, Geschäftsanschrift, Registergericht und Registernummer mit Angebot, Vertrag und Rechnung. Schon kleine Abweichungen können auf eine veraltete Vorlage oder die Verwechslung verschiedener Gesellschaften hinweisen.
Achte besonders auf ähnlich benannte Unternehmensgruppen. Vertragspartner sollte genau die Gesellschaft sein, die später leisten und haften soll.
Vertretungsberechtigung prüfen
Der Auszug zeigt, wer Geschäftsführer ist und ob Einzel- oder Gesamtvertretung gilt. Bei Gesamtvertretung reicht möglicherweise eine einzelne Unterschrift nicht aus. Prokuristen können je nach eingetragener Prokura ebenfalls vertreten.
Wenn eine andere Person unterschreibt, sollte eine belastbare Vollmacht vorliegen.
Weitere sinnvolle Unterlagen
Je nach Risiko können Gesellschafterliste, Gesellschaftsvertrag, veröffentlichte Jahresabschlüsse, Gewerbenachweise, Versicherungsbestätigungen oder Bonitätsinformationen erforderlich sein.
Bei ungewöhnlich hohen Vorauszahlungen, Auslandsbezug oder komplexen Beteiligungen sollte professionelle rechtliche beziehungsweise wirtschaftliche Beratung eingeholt werden.
- aktueller Registerauszug
- Gesellschafterliste
- Jahresabschlüsse
- Vollmacht der unterzeichnenden Person
- Referenzen und Versicherungsnachweise
- Bankverbindung auf Plausibilität prüfen
Häufige Fragen
Beweist ein Registereintrag die Zahlungsfähigkeit?
Nein. Das Handelsregister dokumentiert Rechts- und Vertretungsdaten, ist aber keine Bonitätsauskunft.
Was bedeutet Gesamtvertretung?
Die Gesellschaft wird dann nur durch die im Register beschriebene Kombination mehrerer vertretungsberechtigter Personen wirksam vertreten.
Hinweis: Dieser Artikel bietet allgemeine Informationen und keine Rechts- oder Steuerberatung. Anforderungen können je nach Einzelfall und empfangender Stelle abweichen.