Handelsregisterauszug für Bank, Notar oder Behörde

Vier Fragen vor dem Abruf

Fragen Sie bei der anfordernden Stelle nach, bevor Sie ein Dokument besorgen. Die Antworten bestimmen, welche Fassung Sie brauchen und woher.

• Welche Fassung: aktueller oder chronologischer Abdruck, zusätzlich Gesellschafterliste?
• Wie alt darf das Dokument höchstens sein?
• Genügt ein einfacher Abdruck als PDF oder Ausdruck, oder muss er beglaubigt sein?
• Wird das Dokument im Ausland verwendet, und wenn ja, mit Apostille oder Übersetzung?

Banken und Zahlungsdienstleister

Bei der Eröffnung eines Geschäftskontos müssen Banken nach dem Geldwäschegesetz ihren Kunden identifizieren. Dazu verlangen sie in der Regel einen aktuellen Handelsregisterauszug, bei einer GmbH die Gesellschafterliste und Angaben zu den wirtschaftlich Berechtigten. Viele Banken setzen ein Höchstalter, häufig drei Monate.

Digitale Banken und Zahlungsdienstleister rufen Registerdaten oft selbst ab und brauchen dann gar kein Dokument von Ihnen. Fragen Sie nach, ob ein einfacher Abdruck als PDF genügt; das ist fast immer der Fall.

Notare

Notare haben direkten elektronischen Zugriff auf das Handelsregister und rufen die Daten für Beurkundungen selbst ab. Für die Vorbereitung eines Termins kann ein aktueller Auszug trotzdem hilfreich sein, damit der Entwurf von Anfang an stimmt.

Nach § 21 BNotO können Notare außerdem Bescheinigungen über eine Vertretungsberechtigung oder über Registereintragungen ausstellen. Eine solche Bescheinigung wird oft verlangt, wenn etwa ein Grundbuchamt oder eine ausländische Stelle einen förmlichen Nachweis braucht, wer die Gesellschaft vertritt.

Behörden und öffentliche Ausschreibungen

Gewerbeämter, Finanzämter und Kammern fordern den Auszug zum Beispiel bei Gewerbeanmeldungen, Erlaubnisverfahren oder Eintragungen in Berufsregister. Meist genügt der aktuelle Abdruck.

In öffentlichen Ausschreibungen wird der Handelsregisterauszug häufig als Eignungsnachweis verlangt, oft mit einem Höchstalter, das in den Vergabeunterlagen steht. Unternehmen, die regelmäßig an Vergaben teilnehmen, können sich stattdessen in ein Präqualifikationsverzeichnis eintragen lassen. Lesen Sie die Vergabeunterlagen genau: Ein zu alter Auszug kann zum Ausschluss führen.

Grundbuchamt und andere Register

Kauft oder verkauft eine Gesellschaft ein Grundstück, muss gegenüber dem Grundbuchamt nachgewiesen werden, wer sie vertritt. Das geschieht meist über eine notarielle Vertretungsbescheinigung oder dadurch, dass das Grundbuchamt selbst Einsicht in das elektronische Handelsregister nimmt. Ein von Ihnen mitgebrachter einfacher Abdruck genügt hier in der Regel nicht.

Ähnlich ist es bei Anmeldungen zu anderen Registern, etwa wenn eine GmbH Gesellschafterin einer anderen Gesellschaft wird. Der Notar, der die Anmeldung vorbereitet, kümmert sich um die nötigen Nachweise.

Kurzübersicht nach Empfänger

Was üblicherweise verlangt wird, im Überblick. Im Einzelfall gelten immer die Vorgaben des Empfängers.

• Bank im Inland: aktueller Abdruck, oft nicht älter als drei Monate, bei einer GmbH zusätzlich die Gesellschafterliste
• Notar: keine Vorlage nötig, Abruf durch den Notar selbst
• Grundbuchamt: notarielle Vertretungsbescheinigung oder eigene Registereinsicht
• Gewerbeamt, Kammer, Finanzamt: aktueller Abdruck
• Öffentliche Ausschreibung: aktueller Abdruck mit Höchstalter laut Vergabeunterlagen oder Präqualifikation
• Behörde oder Gericht im Ausland: beglaubigter Ausdruck oder notarielle Bescheinigung, Apostille oder Legalisation, häufig Übersetzung

Verwendung im Ausland

Für ausländische Behörden, Gerichte oder Banken reicht ein einfacher Abdruck selten. Häufig wird ein beglaubigter Ausdruck des Registergerichts verlangt, für Staaten des Haager Apostille-Übereinkommens zusätzlich eine Apostille, für andere Staaten eine Legalisation über die Auslandsvertretung. Dazu kommt oft eine beglaubigte Übersetzung.

Ein Online-PDF erfüllt diese Formerfordernisse nicht, gleich ob Sie es selbst abrufen oder bei einem Dienst bestellen. Wie Sie zu einer beglaubigten Fassung mit Apostille kommen, erklären wir in einem eigenen Beitrag.

Elektronisch oder auf Papier?

Viele Stellen nehmen den Auszug heute als PDF entgegen, per E-Mail oder über ein Upload-Portal. Wo Papier verlangt wird, genügt meist ein Ausdruck des elektronischen Abdrucks. Achten Sie darauf, das Dokument unverändert weiterzugeben: Zusammengefügte, beschnittene oder geschwärzte PDFs werden gelegentlich zurückgewiesen, weil der Empfänger die Vollständigkeit nicht mehr erkennen kann.

Einfacher Abdruck: kostenlos oder bestellt

Wenn ein einfacher Abdruck genügt, können Sie ihn seit dem 1. August 2022 kostenlos über handelsregister.de abrufen. Bei RegisterDirekt bestellen Sie ihn, wenn Sie die Firma nur mit Namen kennen, das PDF per E-Mail und eine Rechnung für Ihre Buchhaltung möchten. Beglaubigungen und Apostillen bieten wir nicht an.