Aktueller oder chronologischer Handelsregisterauszug?

Der aktuelle Handelsregisterauszug (AD)

Der aktuelle Abdruck zeigt ausschließlich die Eintragungen, die heute gelten. Ein Geschäftsführer, der vor zwei Jahren abberufen wurde, taucht darin nicht mehr auf; eine alte Anschrift ebenso wenig. Das macht das Dokument kurz und eindeutig: Es beantwortet, wer das Unternehmen heute vertritt, wo es sitzt und wie hoch das Kapital ist.

Genau diese Fragen stellen Banken bei der Kontoeröffnung, Vertragspartner vor der Unterschrift, öffentliche Auftraggeber in Ausschreibungen und Vermieter vor dem Abschluss eines Gewerbemietvertrags. Wenn eine Stelle einfach einen „Handelsregisterauszug“ verlangt, ist fast immer der aktuelle gemeint.

Der chronologische Handelsregisterauszug (CD)

Der chronologische Abdruck enthält alle Eintragungen seit Anlage des elektronischen Registerblatts, auch die inzwischen überholten. Überholte Eintragungen erscheinen im Original rot unterstrichen; man spricht von „geröteten“ Eintragungen. In der PDF-Fassung sind sie in der Regel unterstrichen dargestellt.

Damit lassen sich Umfirmierungen, Sitzverlegungen, Wechsel in der Geschäftsführung, Kapitalerhöhungen oder Umwandlungen zeitlich nachvollziehen. Das ist wichtig bei einer Due-Diligence-Prüfung vor einem Unternehmenskauf, in Rechtsstreitigkeiten, wenn geklärt werden muss, wer zu einem bestimmten Zeitpunkt vertretungsberechtigt war, oder bei der Recherche zu einem früheren Geschäftspartner.

Bei Unternehmen mit langer Geschichte kann der chronologische Abdruck viele Seiten umfassen. Für den reinen Nachweis des heutigen Standes ist er deshalb eher unpraktisch; manche Empfänger lehnen ihn sogar ab, weil die gültigen Angaben schwerer zu finden sind.

Der historische Handelsregisterauszug (HD)

Bis etwa 2007 führten die Gerichte das Handelsregister auf Papier, als Karteikarten und Registerblätter. Mit dem Gesetz über elektronische Handelsregister (EHUG) wurde es auf elektronische Führung umgestellt. Der historische Abdruck ist der eingescannte alte Bestand.

Er wird gebraucht, wenn Eintragungen vor dieser Umstellung relevant sind, etwa bei der Gründungsgeschichte eines Traditionsunternehmens oder bei Fragen zu einer sehr alten Prokura. Die Qualität der Scans schwankt, und nicht für jede Firma ist ein historisches Blatt vorhanden. Unternehmen, die nach der Umstellung gegründet wurden, haben keinen historischen Abdruck.

Die drei Fassungen im Vergleich

Die Wahl hängt vom Zweck ab. Als Faustregel gilt: Für den Nachweis des heutigen Standes nehmen Sie den aktuellen, für die Entwicklung seit etwa 2007 den chronologischen und für die Zeit davor den historischen Abdruck.

• Kontoeröffnung, Vertrag, Ausschreibung, Mietvertrag: aktueller Abdruck (AD)
• Due Diligence, Unternehmenskauf, Prüfung früherer Vertretung: chronologischer Abdruck (CD)
• Gründungsgeschichte, Eintragungen vor der elektronischen Registerführung: historischer Abdruck (HD)
• Gesellschafter einer GmbH: keine der drei Fassungen, sondern die Gesellschafterliste (DK)

So lesen Sie einen Abdruck

Aktueller und chronologischer Abdruck sind gleich aufgebaut. Oben stehen Registergericht, Registerart und Nummer sowie das Abrufdatum. Darunter folgen nummerierte Spalten: die laufende Nummer der Eintragung, die Firma mit Sitz, Geschäftsanschrift und Gegenstand, das Kapital, die Vertretungsregelung mit den vertretungsberechtigten Personen, die Prokura, die Rechtsverhältnisse und zuletzt der Tag der Eintragung.

Im aktuellen Abdruck steht in jeder Spalte nur der gültige Inhalt. Im chronologischen Abdruck erkennen Sie an der laufenden Nummer, in welcher Reihenfolge eingetragen wurde; zusammengehörige Änderungen tragen dieselbe Nummer. So lässt sich etwa ablesen, dass mit der Eintragung Nummer 5 ein Geschäftsführer abberufen und zugleich ein neuer bestellt wurde.

Typische Fehler bei der Auswahl

Die meisten Nachforderungen entstehen durch dieselben Missverständnisse:

• Der chronologische Abdruck wird bestellt, weil er „vollständiger“ wirkt, obwohl der Empfänger nur den heutigen Stand prüfen will
• Der Handelsregisterauszug wird vorgelegt, obwohl nach den Gesellschaftern gefragt war; dafür ist die Gesellschafterliste nötig
• Der Auszug der Komplementär-GmbH wird eingereicht statt der KG selbst, oder umgekehrt
• Ein älterer, bereits vorhandener Auszug wird verwendet, obwohl seitdem neue Eintragungen erfolgt sind

Was keiner der Auszüge enthält

Alle drei Abdrucke geben Registereintragungen wieder, nicht die zugrunde liegenden Unterlagen. Den Gesellschaftsvertrag, die Gesellschafterliste, Beschlüsse oder Umwandlungsverträge finden Sie in der Dokumentenansicht des Registerordners (DK). Jahresabschlüsse liegen gar nicht beim Handelsregister, sondern im Unternehmensregister.

Wenn Sie unsicher sind, welche Fassung gefordert ist, fragen Sie bei der anfordernden Stelle nach. Eine falsche Fassung kostet im Zweifel Zeit, weil Sie nachliefern müssen.

Kostenlos abrufen

Alle drei Fassungen lassen sich seit dem 1. August 2022 gebührenfrei über handelsregister.de abrufen. Bei RegisterDirekt können Sie sie bestellen, wenn Sie lieber nur den Firmennamen eingeben und das PDF mit Rechnung per E-Mail erhalten möchten.